✨ Fiche d'Aide à la Décision

FAD

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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

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FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

• 1. ANAL

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

• Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
• Conduire des ateliers orientés processus.
• Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
• Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
• Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
• Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
• Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
• Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

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Liste de diffusion

1. Vue d‘ensemble
   1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

## Contexte et Hypothèses

**3.1.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

## Règles de Gestion Principales

1. ## Principales règles de gestion
2. 1.

3.4. Documents et statistiques

## Documents et statistiques

**Processus : Planification**
**3.4.

3.5. Volume des données

## Volume des données

**Volume des données : Planification**
**Volume de données attendu**
* Environ 10 000 à 20 000 articles
* 500 à 1000 commandes par mois
* 100 à 200 fournisseurs
**Objets BC concernés**
* Fiche article
* Journal des achats
* Workflow validation
* Tableau de bord adapté au profil pour l'utilisateur
**Informations importantes**
* Gestion du multi-sourcing
* Paramétrage du fournisseur préféré
* Infos de planning : lead-time, stock de sécurité, Minimum Order Quantity, etc.

3.6. Écarts critiques et interfaces

## Analyse des Écarts Critiques

Voici les 5 écarts les plus critiques qui ne seront pas couverts par une solution ERP standard et qui nécessiteront un développement spécifique ou une attention particulière :

1. **Gestion des zones tampon**
Description : La solution ERP ne prend pas en compte les zones tampon entre la réception du colis et l'inspection incoming. Recommandation : Intégrer un module de gestion des zones tampon pour suivre les pièces en attente d'inspection. **Création de documents de réception personnalisés**
Description : La solution ERP ne permet pas de créer des documents de réception personnalisés avec des informations de lot et des photos. Recommandation : Développer un module de création de documents de réception personnalisés avec des fonctionnalités de gestion de lots et de photos. **Gestion des incoterm et des dates d'expédition**
Description : La solution ERP ne prend pas en compte les incoterm et les dates d'expédition pour suivre les livraisons. Recommandation : Intégrer un module de gestion des incoterm et des dates d'expédition pour suivre les livraisons. **Gestion des demandes d'offre et des archivages**
Description : La solution ERP ne permet pas de gérer les demandes d'offre et les archivages avec versioning. Recommandation : Développer un module de gestion des demandes d'offre et des archivages avec fonctionnalités de versioning. **Création de tableaux de bord personnalisés**
Description : La solution ERP ne permet pas de créer des tableaux de bord personnalisés adaptés au profil de l'utilisateur. Recommandation : Développer un module de création de tableaux de bord personnalisés avec des fonctionnalités de personnalisation et de suivi des indicateurs clés.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

## Contexte et Hypothèses

**4.1.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

[INFORMATION MANQUANTE]

4.4. Documents et statistiques

## Documents et statistiques

**Processus : Traitement d'une livraison directe**
**Documents à imprimer**
* Fiche de réception de livraison (Warehouse receipt)
* Contrôle qualité (Quality Control document)
* Document d'entrée en stock (en attente de mise en place)
**États et statistiques métiers attendus**
* Statut de réception des pièces (en cours, terminé, bloqué)
* Nombre de pièces reçues et contrôlées
* Nombre de pièces non conformes (NC)
* Suivi des certificats par la Qualité Contrôle
* Statut de paiement en avance (en cours, terminé, bloqué)
**Informations à renseigner**
* N° de série et de lot des pièces reçues
* Quantités reçues et contrôlées
* Date de réception et de contrôle
* Résultat du contrôle qualité (accepté, non accepté)

4.5. Volume des données

4.6. Écarts critiques et interfaces

**Processus de réception des pièces personnalisé**
Description : La réception des pièces nécessite un processus personnalisé avec contrôle qualité et validation. Recommandation : Développer un module de réception des pièces avec contrôle qualité et validation automatique. **Gestion des certificats en fonction des projets et des pièces**
Description : La gestion des certificats nécessite une intégration avec les projets et les pièces spécifiques. Recommandation : Créer un module de gestion des certificats lié aux projets et aux pièces. **Chaîne d'approbation pour les petites commandes personnalisée**
Description : La chaîne d'approbation pour les petites commandes nécessite une personnalisation en fonction du seuil et des critères d'achat. Recommandation : Développer un module de chaîne d'approbation personnalisable en fonction du seuil et des critères d'achat. **Gestion des informations de lot et des séries de pièces**
Description : La gestion des informations de lot et des séries de pièces nécessite une intégration avec les commandes et les réceptions. Recommandation : Créer un module de gestion des informations de lot et des séries de pièces lié aux commandes et aux réceptions. **Séquencer les archivages et conserver les versions des devis**
Description : La gestion des archivages et des versions des devis nécessite une personnalisation en fonction des projets et des commandes. Recommandation : Développer un module de gestion des archivages et des versions des devis lié aux projets et aux commandes.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

• 1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).